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DMS Framework mit Automatisierung

Sharepoint lässt sich über Schnittstellen zu einem Dokumenten Management System mit Scanning, Mailroom Automations-Software, Document Capture, OCR, zum Beispiel via Ephesoft erweitern, für das selbst die Verarbeitung von tausenden von Dokumenten monatlich kein Problem darstellt. Durch die hohen Erkennungsraten wird die manuelle Erfassung auf ein Minimum reduziert.

Von der Abteilungslösung bis hin zu großen Unternehmenslösungen ist alles möglich. Das Dokumenten Management System Framework ist so aufgebaut, dass es ISO 9000 ff. konform ist. Ihre ISO Zertifizierung wird unterstützt. Durch eine umfangreiche Taxonomie wird die hierarchische Ablage und das Wiederfinden deutlich erleichtert.

 

Inhaltsbasierte Dokumentenanalyse zur Metadatengenerierung

Jedes Unternehmen hat umfangreiche Datenbestände aus der Vergangenheit.

Nur die neuen Dokumente in ein DMS zu migrieren schöpft nur einen Teil der Möglichkeiten aus. Die Datenübernahme für Dokumenten-Management-Systeme verursacht häufig Probleme. Unternehmen haben umfangreiche Dokumentenbestände in verschiedenen Formaten. Word, Excel, Powerpoint, PDF, JPG, TIFF, OpenOffice, Wordperfekt und Textdateien um nur einige bekannte Dateiformate zu nennen. Die Datenbestände sind historisch gewachsen. Aus der Historie sind Metadaten oft nicht vorhanden. Beim Einsatz eines Dokumentenmanagement können die Daten übernommen werden. Ebenso können Metadaten mit den vorhandenen Dokumenten  verknüpft werden ohne den Einsatz eines DMS. Die vorhandenen Originaldaten werden hierbei nicht verändert. Durch eine inhaltsbasierte Dokumentenanalyse werden Metadaten extrahiert und zugewiesen. Bei einer späteren Einführung eines Dokumentenmanagementsystems oder der Ablage in Sharepoint-Bibliotheken können die Metadaten automatisch übernommen werden. Das wertvolle Unternehmensarchiv wird noch wertvoller und die Suche nach relevanten Informationen wird vereinfacht bei reduzierten Kosten. Die Lösung arbeitet über Connectoren mit verschiedenen DMS zusammen.

 

Für die automatische inhaltsbasierte Dokumentenanalyse werden Templates definiert auf deren Basis die Metadaten aus dem jeweiligen Dokumententypen extrahiert und zugewiesen werden. Die Definition der Templates für die Dokumentenanalyse ist unkompliziert und kann von der Fachabteilung selbst erfolgen.

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Jürgen Weckmüller
Dipl.Ing. Dipl. Wirtsch. Ing.

Dennewartstraße 25 - 52068 Aachen

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(Kosten: 0,25 €/Min. a.d. dt. Festnetz; Anrufe aus dem Mobilfunknetz höher)
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